Configurer votre format d'archive
Comment configurer votre format d'archive ?
Sur votre plateforme, vous avez la possibilité de configurer le format de vos archives pour les exports. Vous pouvez personnaliser le nom de votre archive, la nomenclature des dossiers, décider de n'exporter que certains documents ou certaines étapes (en un seul pdf) et réutiliser cet export des dépôts par vous ou vos collaborateurs. Pour ce faire, il suffit d'ouvrir votre programme et de suivre les étapes suivantes :
Veuillez lire cet article : Exporter son format archive personnalisée
- Cliquez sur le menu " Configurations ", puis sur " Format d'archive ".
- Ensuite, cliquez sur le bouton " Configurer un nouveau format ou Ajouter "
Vous aurez accès à une interface où vous pourrez configurer les informations à inclure ou à exclure de votre format d'archive.
- Titre du format : C'est le nom que portera votre format
- Configurer le nom de l’archive : Par défaut l'archive prend le nom du programme et vous avez la possibilité de le changer
- Configurer le nom des dossiers dans l’archive zip : Par défaut le nom des dossiers est constitué comme suit : Nom-prénom-du-candidat-référence-du-dossier
- Sélectionner le séparateur : Vous avez la possibilité d'utiliser la barre de 6 tirets (-) ou la barre de 8 tirets bas (_) pour séparer le nom des dossiers.
- Configurer les formulaires : Par défaut chaque étape de type formulaire est ajoutée dans l’archive en format pdf.
- Configurer les fichiers à exclure : Par défaut l’ensemble des fichiers déposés par le candidat sont inclus dans l’archive. Avec cette option vous avez la possibilité d'exclure ceux que vous ne voulez pas. (les champs fichiers sont organisés par formulaire).
- Options avancées : Elle permet d'inclure l'export des commentaires, le journal d'activité et les messages en Excel en cochant la case devant chacune de ces options.
Les étapes de la configuration sont les suivantes :
- Le titre du format est le nom que vous donnez à votre format et il est renseigné par une saisie.
- Le nom renseigné est celui du format d'archive après validation.
- Concernant la configuration du nom de l’archive, par défaut, l'archive prend le nom du programme, et vous avez la possibilité de le changer.
- La configuration du nom des dossiers dans l'archive zip est par défaut constituée comme suit : Nom-prénom-du-candidat-référence-du-dossier. Cependant, vous avez la possibilité de le personnaliser. Le bouton " x " permet de supprimer le choix effectué, tandis que le bouton " + " permet d'ajouter un autre choix à sélectionner dans la liste déroulante."
La configuration du nom des dossiers doit contenir au moins un champ type unique : Référence ou numéro de dossiers
- Lors de l'export de l'archive zip avec notre format, les informations choisies lors de la configuration du nom des dossiers seront conservées. Ainsi, nous obtiendrons ce qui suit : Nom-prénom-du-candidat-référence-du-dossier.
- Pour la configuration des formulaires : Par défaut, chaque étape de type formulaire est ajoutée à l'archive au format PDF. Vous avez néanmoins la possibilité d'exclure certains formulaires en cochant la case à côté de ce formulaire.
En cochant la case à côté du formulaire, ce formulaire sera exclu de votre export.
- Vous avez la possibilité de fusionner les formulaires à inclure en un seul fichier PDF en cochant la case à côté.
- Une fois cette fonction activée, vous obtiendrez le résultat suivant lors de vos exports d'archive ZIP : un seul fichier PDF regroupant tous les formulaires.
- De même, vous avez la possibilité de placer chaque fichier dans un dossier portant le nom du titre de la question correspondante en cochant la case à côté
- Une fois cette fonction activée, vous obtiendrez le résultat suivant lors de vos exports en archive ZIP : chaque fichier sera placé dans un dossier portant le nom du titre de la question correspondante.
- Configurer les fichiers à exclure : Par défaut, tous les fichiers téléchargés par le candidat sont inclus dans l'archive. Avec cette option, vous avez la possibilité d'exclure ceux que vous ne souhaitez pas en cliquant sur la flèche à côté de ces fichiers. Ils seront alors déplacer vers la colonne des fichiers à exclure de l'archive.
- Vous pouvez choisir d'inclure l’export des commentaires au format Excel dans votre archive en cochant la case correspondante
- Une fois cette fonction activée, vous obtiendrez ce résultat lors de vos exports sous forme d'archive ZIP : un fichier Excel contenant les commentaires.
- Vous pouvez choisir d'inclure l'export du journal d'activité au format Excel dans votre archive en cochant la case à côté de cette option.
- Une fois cette fonction activée, vous obtiendrez le résultat suivant lors de vos exports d'archives ZIP : un fichier journal d'activité au format Excel.
- Vous avez la possibilité d'inclure l'export des messages au format Excel dans votre archive en cochant la case à côté de cette option.
- Une fois cette fonction activée, vous obtiendrez ce résultat lors de vos exports au format d'archive ZIP : un fichier des messages au format Excel.
- Après avoir configuré les différentes paramètres de votre format d'archive, il vous faudra cliquer sur le bouton "Valider" pour que cela soit enregistré.
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