Politique de conservation
Qu’est-ce que la politique de conservation ?
La politique de conservation définit la durée pendant laquelle les données collectées sur votre plateforme sont conservées. Elle permet de garantir la conformité réglementaire (RGPD), de maîtriser le stockage et de contrôler l’accès à l’information.
Pour accéder à la politique de conservation, il faut suivre plusieurs étapes :
- Sur votre espace d'administrateur vous devez aller dans le menu " Sécurité " puis sur celui de la "Politique de conservation" .
- Pour définir une politique de conservation, vous pouvez créer une ou plusieurs règles. Pour créer une règle, cliquez sur « Ajouter une règle »
Vous arriverez sur cette interface, dans laquelle il faudra renseigner :
- Nom (dans notre exemple le nom est " Rule ")
Identifier les données et leur durée de conservation en choisissant :
- Catégorie de données (Utilisateurs ou Dépôts)
- Et la durée de conservation (jours / mois / année)
- Affinez les données auxquelles la règle s’applique en utilisant les filtres, selon le choix du programme ou du statut (dans notre exemple, nous allons utiliser le filtre " Statut " est " en cours ").
- Vous avez la possibilité d’ajouter un nouveau filtre en cliquant sur le bouton "Ajouter un nouveau filtre".
- Après avoir nommé votre règle, identifié les données et leur durée de conservation, et affiné les données auxquelles la règle s’applique à l’aide des filtres, il faudra choisir le ou les responsables du traitement (dans notre exemple, nous avons choisi Julie Lore)
- Enregistrez la règle en cliquant sur le bouton "Enregistrer".
Une fois la règle configurée et enregistrée sur la plateforme, le système viendra, de manière aléatoire, chercher les données auxquelles la règle s’applique.
- Votre règle s’affiche désormais dans l'onglet « Règles de suppression » avec les informations que vous avez configurées.
- En cliquant sur les trois points dans la colonne « Action », vous pouvez la modifier ou la supprimer.
- En cas de modification, il suffit de cliquer sur le bouton « Modifier », de procéder aux changements, puis de cliquer sur le bouton " Enregistrer " pour sauvegarder.
- En cas de suppression, il suffit de cliquer sur le bouton " Supprimer ". Vous verrez alors cette interface avec le message : " Vous êtes sur le point de supprimer une règle de conservation. Souhaitez-vous continuer ? ". Cliquez sur " Oui, Supprimer ".
- Une fois que la plateforme détecte les données en lien avec la règle que vous avez créée, un mail d’alerte vous sera envoyé. Il suffit de cliquer sur « Voir les données concernées » pour accéder à l’interface.
Une fois redirigé dans l'onglet " Alertes en attente ", en cliquant sur les trois points dans la colonne " Action ", vous avez la possibilité de voir ou de supprimer l’alerte.
- Au cas où vous souhaitez voir les détails de l’alerte, cliquez sur le bouton "Voir"
Sur l’interface des détails de l’alerte, vous pouvez :
- Ignorer l’alerte en cliquant sur le bouton " Ignorer ".
- Vous verrez ensuite cette interface avec le message : " Vous allez ignorer cette alerte ". Cliquez sur le bouton " Ignorer " pour confirmer.
- Vous pouvez décider de mettre les données dans la corbeille en cliquant sur le bouton " Mettre les données dans la corbeille ".
- Vous verrez ensuite cette interface avec le message : " Toutes les données liées à cette alerte seront placées dans la corbeille. ". Cliquez sur le bouton " Oui , supprimer " pour confirmer.
Veuillez consulter cet article : La Corbeille
- Une fois que vous aurez traité l’alerte, soit en l’ignorant, soit en mettant les données dans la corbeille, l’alerte se retrouvera dans la colonne « Alertes traitées » avec un statut précis, en fonction de l’action effectuée (Mettre les données dans la corbeille ou Ignorer).
- Au cas où vous souhaitez supprimer l’alerte (sans supprimer les données) , cliquez sur le bouton " Supprimer "
- Vous verrez alors sur l’interface le message : "Vous êtes sur le point de supprimer une règle de conservation. Souhaitez-vous continuer ?". Cliquez sur "Oui, Supprimer" pour supprimer l’alerte.
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